1. QUEM TRATA OS SEUS DADOS
1.1. O titular do Office Roots é o controlador dos dados da plataforma (conta, acesso, presença, comunicação e registros de uso).
1.2. O empregador ou administrador de cada escritório é o controlador dos dados da relação de trabalho (jornadas, ausências, saldos e documentos de ponto) tratados dentro do seu escritório.
1.3. Para operar o Serviço, utilizamos operadores especializados nas seguintes categorias: autenticação e banco de dados, envio de e-mails transacionais, infraestrutura de voz, vídeo e compartilhamento de tela, e catálogo opcional de imagens animadas. Cada operador trata dados somente conforme nossas instruções e nos limites do necessário.
2. DADOS QUE COLETAMOS
2.1. Identificação e conta: nome, e-mail e credencial de acesso (armazenada de forma protegida pelo provedor de autenticação).
2.2. Perfil e presença: avatar, nome de exibição, posição e status no ambiente 3D, assentos e último acesso.
2.3. Comunicação em tempo real: áudio, vídeo e tela compartilhada trafegam de forma transitória para viabilizar a conversa. Não gravamos nem armazenamos o conteúdo de chamadas.
2.4. Chat e arquivos: mensagens enviadas, destinatários, data e hora, anexos e reações.
2.5. Ponto e RH: registros de entrada e saída, ausências, observações diárias, feriados, saldos e perfis de jornada, sempre segregados por escritório.
2.6. Convites e membros: e-mails convidados, papéis, aceite, recusa e ativações.
2.7. Suporte e segurança: registros técnicos de acesso, erros, tentativas de abuso e comunicações com o suporte.
2.8. Uso agregado e anonimizado: estatísticas que não identificam pessoas, usadas para operar e melhorar o Serviço.
3. FINALIDADES E BASES LEGAIS (LGPD, ART. 7º)
Tratamos dados para: (a) criar e manter sua conta e autenticar acessos — execução de contrato e de procedimentos preliminares; (b) viabilizar escritórios, presença, voz, chat e ponto — execução do contrato; (c) enviar e-mails de confirmação, convites e recuperação de senha — execução do contrato; (d) registrar o aceite dos Termos e desta Política — consentimento e cumprimento de obrigação legal; (e) prevenir fraude, abuso e incidentes de segurança — legítimo interesse e proteção do crédito e da segurança; (f) atender pedidos de exportação e exclusão — cumprimento de obrigação legal; (g) cumprir determinações legais, regulatórias ou judiciais — cumprimento de obrigação legal ou exercício de direitos em processo.
4. COMPARTILHAMENTO
4.1. Compartilhamos dados somente com os operadores descritos na cláusula 1.3, com o administrador do seu escritório (dentro dos limites do papel dele) e quando exigido por lei, ordem judicial ou autoridade competente.
4.2. Os dados de cada escritório são isolados: nunca compartilhamos presença, chat, voz ou ponto entre organizações distintas.
4.3. Não vendemos dados pessoais nem os cedemos para marketing de terceiros.
4.4. Em caso de reorganização societária, os dados podem ser transferidos ao sucessor, mantidas as finalidades e proteções aqui descritas, com aviso aos usuários.
5. TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS
Conforme a infraestrutura contratada, dados podem ser processados ou armazenados em outros países, sempre com as salvaguardas do art. 33 da LGPD (cláusulas contratuais, garantias do operador e medidas de segurança).
6. RETENÇÃO E DESCARTE
6.1. Mantemos dados da conta enquanto ela estiver ativa e pelo período necessário às finalidades descritas.
6.2. Anexos de chat são removidos automaticamente após um período curto de guarda. Registros técnicos de segurança são mantidos por período limitado e depois descartados ou anonimizados.
6.3. Ao excluir a conta, apagamos vínculos, perfis, consentimentos e mensagens associadas dos sistemas ativos (mensagens passam por anonimização do remetente), ressalvadas as cópias de segurança rotativas, que expiram no ciclo normal de retenção.
6.4. Registros de ponto e documentos trabalhistas podem ser mantidos pelo empregador pelo prazo exigido pela legislação trabalhista, fiscal e previdenciária, sob responsabilidade dele.
7. SEUS DIREITOS (LGPD, ART. 18)
Você pode: confirmar a existência de tratamento; acessar seus dados; corrigir dados incompletos ou desatualizados; anonimizar, bloquear ou eliminar dados desnecessários; obter portabilidade em formato estruturado; saber com quem compartilhamos; revogar o consentimento quando ele for a base (sem afetar o tratamento anterior); e opor-se nas hipóteses legais. Para exercer, use a seção "Privacidade e meus dados" no seletor de escritórios (exportação e exclusão) ou o canal oficial de suporte. Respondemos nos prazos da LGPD e podemos solicitar comprovação de identidade para proteger sua conta.
8. SEGURANÇA
Adotamos controles de acesso segregados por escritório, criptografia na transmissão e no armazenamento, trilhas de auditoria e limites contra abuso. Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes: em caso de evento relevante, adotaremos as medidas de contenção e as comunicações exigidas em lei. Mantenha sua senha em sigilo e evite redes desconhecidas para chamadas sensíveis.
9. COOKIES E TECNOLOGIAS SEMELHANTES
Utilizamos tecnologias estritamente necessárias: sessão e autenticação, preferências (como idioma e último escritório) e segurança. Além disso, usamos o Google Ads para medir campanhas: quando você chega pelo anúncio, o Google pode definir cookies de atribuição (googleadservices.com/doubleclick.net) para contar cliques e cadastros — base: consentimento e legítimo interesse em medir a eficácia dos anúncios (LGPD, art. 7º, IX). Não fazemos remarketing comportamental próprio. Gerencie preferências em myadcenter.google.com e limpando os cookies do navegador. Dados de sessão ficam no seu navegador e podem ser apagados ao sair da conta ou limpar os dados do navegador.
9.1. Google Ads (medição de campanhas): tag gtag.js na landing + evento de conversão "Cadastro" (valor simbólico de R$ 1,00) após criar a conta. Operador: Google Ireland/US, com transferência internacional sob as salvaguardas do art. 33 da LGPD. Para não ser medido, use bloqueador de rastreamento ou a página de preferências do Google acima.
10. MENORES DE IDADE
O Serviço destina-se a uso profissional. Não coletamos intencionalmente dados de menores de 12 anos; se identificarmos cadastro nessa condição, o removeremos. Contas de adolescentes devem ser gerenciadas pelo responsável ou pelo empregador no caso de aprendizes.
11. ALTERAÇÕES DESTA POLÍTICA
Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças no Serviço ou na legislação. Alterações relevantes geram nova versão com pedido de novo aceite no aplicativo.
12. CONTATO E ENCARREGADO (DPO)
Dúvidas, pedidos de direitos e comunicações sobre privacidade devem ser enviados pelo canal oficial de suporte indicado no aplicativo e nos e-mails transacionais, aos cuidados do encarregado pelo tratamento de dados (DPO). Identificaremos o encarregado e seus contatos diretos na próxima revisão desta Política, sem prejuízo do atendimento imediato pelo canal oficial.
13. INTEGRAÇÃO COM O GOOGLE AGENDA (OPCIONAL)
13.1. Acesso aos dados (o que lemos): se você conectar sua conta Google, lemos somente os eventos da sua agenda primária (título, horário de início e fim, local e descrição), em janela limitada (cerca de 10 minutos atrás até 12 horas à frente, até 50 eventos por consulta), para exibir lembretes de reunião e detectar o link da zona de voz do evento. Também lemos seu e-mail Google apenas para identificar qual conta está conectada em cada escritório (rótulo "Conectado: ...").
13.2. Uso dos dados (para que usamos): usamos os dados da agenda exclusivamente para prover esses recursos visíveis ao usuário (lembretes de reunião com aviso antecipado, detecção de início/fim e do link da zona de voz). Não usamos os dados para nenhuma outra finalidade.
13.3. Compartilhamento e transferência (com quem compartilhamos): os dados da agenda não são compartilhados com terceiros, vendidos, cedidos para marketing de terceiros, nem transferidos para corretores de dados ou anunciantes. Os únicos operadores com acesso são os mesmos da cláusula 1.3, estritamente no necessário para operar o Serviço, além do administrador do seu escritório dentro dos limites do papel dele.
13.4. Proteção (como protegemos): o acesso é somente leitura — nunca criamos, alteramos ou apagamos eventos da sua agenda. O token de acesso circula apenas em memória durante o uso; o token de renovação é armazenado de forma criptografada (AES-256-GCM) e nunca exposto no frontend ou em logs.
13.5. Retenção e exclusão (por quanto tempo guardamos): não guardamos cópia permanente dos eventos — mantemos apenas cache transitório em memória para exibir os lembretes. Os tokens são apagados imediatamente ao desconectar naquele escritório, ao remover seu vínculo com o escritório, ao excluir o escritório ou ao excluir sua conta. Você pode desconectar a qualquer momento na seção de calendário do aplicativo ou na sua Conta Google (Segurança > Acesso de terceiros); ao desconectar, apagamos os tokens e cessamos imediatamente a leitura.
13.6. Uso limitado e IA: o uso dos dados brutos ou derivados recebidos das APIs do Google Workspace seguirá a Política de Dados do Usuário do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. Os recursos de IA do aplicativo (transcrição de voz, resumo de reuniões e estimativas do Kanban) usam exclusivamente o gateway OpenRouter (modelos Whisper para voz-para-texto, Gemini Flash e Llama para texto) e recebem somente áudio/transcrições de voz e cards do Kanban. Os dados do Google Agenda (título, horários, local, descrição e e-mail) nunca são enviados a nenhum modelo ou serviço de IA. Todas as chamadas de IA exigem Zero Data Retention e vedação de coleta para treino no roteamento, e a conta não permite endpoints que treinem com os dados. Os dados da agenda também não são usados para publicidade direcionada, nem transferidos para serviços de IA de terceiros que usem esses dados para treinamento.